Administração do condomínio pode enviar listagem de dívidas a todos os condóminos?

No que respeita à questão da conformidade do envio mensal dos mapas de quotas e listagens de dívidas a todos os condóminos face ao Regulamento Geral da Proteção de Dados (RGPD), pode-se considerar que  existe um interesse legítimo e um dever legal de prestação de contas por parte do administrador, porque todos os condóminos têm o direito de saber como está a saúde financeira do condomínio, quem contribuiu e quem está em incumprimento, uma vez que o débito de um condómino afeta diretamente o património e as obrigações dos restantes (que poderão ter de cobrir derrapagens orçamentais).

O dever de prestar contas e a publicidade das atas e contas implicam que a informação financeira não seja sigilosa entre os membros do grupo.

Contudo, para que esta prática seja inatacável à luz do RGPD, o administrador deve garantir que a informação seja enviada exclusivamente aos condóminos (proprietários). O envio por e-mail deve ser feito com cautela para garantir que os destinatários são efetivamente os titulares das frações.

O mapa ou tabela de quotas pode conter apenas o necessário para a gestão: Identificação da Fração (ex: 3.º Esq.) e o valor em dívida. Não devem ser incluídos pessoais como NIF, contactos telefónicos ou IBANs.

A finalidade é a transparência na gestão das contas comuns e não a "exposição pública" ou coação moral externa.

É recomendável que, no envio destes e-mails, a Administração utilize mecanismos de segurança ou ressalve que aquela informação é confidencial e destinada exclusivamente ao uso interno do condomínio, proibindo a sua partilha com terceiros.

Sugere-se incluir uma nota: Esta mensagem e os seus anexos contêm informação restrita aos condóminos do edifício [Nome do Condomínio], no âmbito do seu direito legal à informação e transparência nas contas comuns. É expressamente proibida a partilha, cópia ou divulgação destes dados a terceiros. O uso indevido desta informação é da exclusiva responsabilidade de quem o praticar.