Certificação APEGAC/Bureau Veritas

São validados em primeiro lugar os aspetos organizativos da própria empresa, espelhados nas competências de gestão empresarial, no plano de negócios, nas coberturas da responsabilidade civil decorrentes da atividade de administração, a gestão e segurança dos dados e as regras de conduta e os potenciais conflitos de interesses.

Neste capítulo da norma são abordados essencialmente os aspetos diretamente relacionados com o desempenho da atividade profissional de administração de condomínios, como a observação das condições de serviço do edifício, a apresentação de propostas, a celebração do contrato de prestação de serviços de administração e a compilação da documentação.

Uma vez concretizado o mandato de administração, serão validadas as práticas de Prestação do serviço, como a gestão financeira do condomínio, a verificação do seguro obrigatório do condomínio, a gestão de documentos e comunicação, o atendimento aos condóminos, a gestão de fornecedores/prestadores de serviço  do condomínio, a gestão dos recursos humanos contratados pelo condomínio   e finalmente a gestão de contencioso. 

Para garantir o cumprimento das responsabilidades assignadas ao Administrador pela legislação vigente a organização, deverá demonstrar um conjunto de competências operacionais.

As competências requeridas para a gestão de condomínios são transversais a diversas áreas do conhecimento, nomeadamente na área Administrativa, como a  utilização de sistemas informáticos específicos da gestão de condomínios, faturação, contas correntes, contabilidade, bancos, seguros, contabilidade e apresentação de resultados bem como as competências na área de Gestão de Clientes – diagnóstico e levantamento de necessidades, elaboração de propostas comerciais de prestação de serviços, elaboração de contratos, comunicação, condução de reuniões, mediação de conflitos, satisfação do cliente.

São também requeridas competências na área Jurídica: conhecimento dos artigos relevantes para a atividade do Código Civil, Código da Propriedade Horizontal, Legislação do Trabalho, Lei do Arrendamento, lei sobre Segurança em edifícios, Código do IVA/IRS/IRC, REGEU, Contencioso e subcontratação de advogados solicitadores e agentes de execução ou outros regimes jurídicos aplicáveis.

As competências em Gestão da Manutenção e  Reabilitação Urbana de Edifícios em Serviço, envolvendo o  planeamento da manutenção, orçamentação, subcontratação e supervisão de serviços de limpeza e manutenção de piscinas e jardins, de equipamentos hidráulicos, eletromecânicos de deteção de gases e de incêndios, a subcontratação de diagnóstico de patologias, projeto, elaboração de cadernos de encargos, orçamentação, credenciação e seleção de prestadores de serviços, licenciamento, supervisão de obra, gestão ambiental e segurança.

Estas competências podem ser demonstradas através de formação adquirida ou experiência profissional adequada, devendo a organização evidenciar formação contínua nas áreas estabelecidas, de acordo com o número de créditos definidos.

Por regra só é possível melhorar o que se pode medir, pelo que a monitorização dos níveis de qualidade do serviço prestado é essencial à sua melhoria contínua, através da definição de um conjunto de indicadores de desempenho de prestação de serviços adequados à administração de condomínios e necessariamente conhecendo os o nível de   satisfação do cliente.

Acessoriamente a Especificação Técnica RET 003 “Qualidade na Gestão de Condomínios” o sistema de  créditos a atribuir à experiência profissional e escolaridade, para definição do nível de qualificação profissional   dos técnicos de administração de condomínios.

A qualificação profissional na atividade económica de gestão e administração de condomínios assenta em princípios éticos, de rigor e de transparência, para que esta se torne, não só mais preponderante na gestão das relações, dos recursos e do património habitacional do país, subjacentes à compropriedade, mas também se revela indispensável ao estabelecimento das bases de confiança, essenciais ao desenvolvimento do mercado.

A certificação é atribuída após uma minuciosa auditoria de qualidade, realizada pela empresa de renome mundial Bureau Veritas, em termos de conformidade com os requisitos da norma RET03 “Qualidade na Gestão de Condomínios”.

As empresas certificadas no Nível 1 têm que obrigatoriamente comprovar a conformidade com os requisitos  previstos na norma.

Após um período máximo de 2 anos as empresas certificadas no nível 1 serão auditadas para demonstrarem a sua conformidade com os requisitos da norma, mas também para comprovarem a sua aplicação efetiva no âmbito da gestão empresarial e operacional, certificando-se no Nível 2.

Após 2 anos as empresas certificadas no nível 2 serão auditadas a fim de comprovarem a sua conformidade com os requisitos da norma, bem como para apresentarem a sua aplicação prática, os planos de melhoria da qualidade e os seus resultados, certificando-se no Nível 3.

As empresas certificadas no nível 3 serão auditadas a cada 2 anos para apresentarem a conformidade das suas organizações com os pressupostos daquele nível.