Documentos do Condomínio

Qualquer condomínio tem documentos que são essenciais quer para os condóminos, como também para o administrador, cabendo a este a responsabilidade de os guardar e manter, por ser uma das suas funções, prevista na alínea n) do n.º 1 do artigo 1436 do Código Civil. 

Esta responsabilidade é reforçada pelo disposto no artigo 2º, n.º 1 do Decreto Lei 268/94, de 25 de outubro, que nos diz que “deverão ficar depositadas, à guarda do administrador, as cópias autenticadas dos documentos utilizados para instruir o processo de constituição da propriedade horizontal, designadamente do projeto aprovado pela entidade pública competente”.

O principal documento, que dá origem à constituição do condomínio, é o título constitutivo da propriedade horizontal, que formaliza a divisão de um edifício em frações autónomas e define as suas partes comuns. Deste documento consta a localização do edifício, a descrição das frações autónomas, o valor que cada fração representa no total (em percentagem ou permilagem), a identificação das partes comuns e, na maioria dos casos, o fim a que se destina cada fração. Pode dizer-se que o título constitutivo da propriedade horizontal é indispensável para uma boa e correta gestão do condomínio.

É importante que do acervo documental do condomínio façam partes os projetos aprovados pela respetiva Câmara Municipal.

Outro documento de suma importância é o regulamento do condomínio. Quando ele não faça parte do título constitutivo da PH, deve ser apresentado pelo administrador do condomínio e aprovado pela assembleia de condóminos. De referir que, fazendo o regulamento parte do título constitutivo da PH, a sua alteração ou modificação implica uma modificação ao próprio título, com o consequente registo dessa alteração.

O regulamento é obrigatório para todos os edifícios com mais de quatro condóminos, e não de quatro frações. Se, por exemplo, um condomínio tem dez frações e só tem 3 proprietários, não é obrigatória a existência de regulamento, embora seja aconselhável.

Todos os contratos celebrados pelo condomínio, como os de manutenção de ascensores, de limpeza, de manutenção de equipamentos, etc, são documentos que o administrador tem a responsabilidade de guardar e manter.

A partir da altura que se realize a primeira assembleia de condóminos, deve ser aberto o livro de atas, que se deve manter e é dos documentos mais importantes do condomínio. As atas podem ser elaboradas avulsamente e compiladas em pasta ou livro, com o respetivo termo de abertura e de encerramento.

Porque qualquer condomínio tem bens, é necessária a elaboração, manutenção e atualização do respetivo inventário. Como exemplo de bens, que devem ser inventariados, temos os ascensores, bombas de elevação, sistema de vídeo porteiro, automatismo dos portões, etc. Desse inventário deve constar, designadamente, o número de cada equipamento, data de instalação, empresa fornecedora, empresa responsável pela manutenção (quando houver contrato para o efeito), prazo de garantia e valor.

Fazem ainda parte dos documentos do condomínio todos os documentos contabilísticos, das despesas e encargos do condomínio, que ficam à guarda do administrador e mantidos até deliberação da assembleia de condóminos que delibere a sua inutilização, em prazo que se aconselha não seja inferior a 10 anos.